1b

najczęstszych błędów

popełnianych przy

organizacji eventów

i jak im zaradzić

rekomendacja_sbe
Stowarzyszenie Branży Eventowej działa na rzecz popularyzacji i profesjonalizacji polskiego rynku wydarzeń poprzez działania edukacyjne oraz pro-biznesowe zmierzające do budowania nowej jakości wsparcia dla polskiej branży eventowej. SBE Jest inicjatorem oraz współtwórcą Studium Podyplomowego Event Management przy Wydziale Zarządzania UW.
Raport „Eventowe błędy” na pewno będzie cennym narzędziem dla studentów i nie tylko dla poczatkujących Event Managerów. Event jest jak żywy organizm. Bardzo ważne jest przygotowanie i zminimalizowanie prawdopodobieństwa błędów. Pamiętajmy, że szczęście sprzyja przygotowanym !!!

Marta Dunin-Michałowska

Prezes Stowarzyszenia Branży Eventowej, Prezes agencji eventowej Mea Group

marta
Tylko ten kto nic nie robi nie popełnia błędów – to dewiza, którą kieruję się we współpracy z ludźmi. Popełnianie błędów traktuję jako etap w procesie uczenia się, udoskonalania tego co robimy. Nie wykreślam błędów ani z życia, ani z pracy, ani z pamięci. I nigdy nie winię za nie innych.  Szanuję innych, gdy je popełniają – bo działają, próbują coś zmienić. I myślę, że trzeba mieć świadomość tego, że zmiana na lepsze jest procesem, często długim i trudnym a błędy są jego najbardziej naturalną częścią. Ważne jest to, by mieć wizję, tego do czego dążymy. Najczęstszy błąd Event Managera? Nie przewidzieć burzy w słoneczny dzień. Polecam zatem to opracowanie – kawał przydatnej lektury!

Olga Krzemińska-Zasadzka

Wice Prezes Stowarzyszenia Branży Eventowej, Prezes agencji eventowej POWER

olga
Badania mówią, że Event Manager to jeden z najbardziej stresujących zawodów świata. Jak więc ma on nie popełniać błędów skoro pracuje pod presją m.in. czasu, klienta czy budżetu. To trudne, ale możliwe 🙂 Potrzeba praktyki, doświadczenia, umiejętności radzenia sobie z sytuacjami trudnymi i… takich opracowań jak to. Bo oczywiście większość uczy się na błędach, ale czy ktoś powiedział, że mają być one Twoje? 🙂 Dlatego polecam poniższe opracowanie. Warto poznać błędy, które najczęściej pojawiają się przy organizacji wydarzeń i zrobić wszystko aby nie popełnić ich na swojej zawodowej ścieżce.

Anna Nowakowska

StrefaMICE.pl, Członek Zarządu ds Edukacji Stowarzyszenia Branży Eventowej

ania

Życie event managera nie jest łatwe. Stres spowodowany wiecznie za krótką dobą, problemami organizacyjnymi, budżetowymi, wysokimi oczekiwaniami Klientów, opóźnieniami i zdarzeniami losu jest częścią codzienności. Szczęśliwe jest też druga strona medalu, czyli wszystko co sprawia, że warto to kontynuować.

kobietka
facecik

Aby ułatwić życie polskim event managerom przygotowane zostało to opracowanie, które jest esencją doświadczenia wielu event managerów, pracujących w różnych krajach, przy różnych eventach, z różnymi Klientami. Być może wiele z tych punktów jest Ci znane lub wręcz oczywiste. Tym lepiej dla Ciebie – znaczy, że nie brakuje Ci profesjonalnej dojrzałości. Być może jednak jeden lub kilka z nich okażą się dla Ciebie cenne – wykorzystaj je po swojemu przy kolejnych okazjach, aby Twój profesjonalizm wznosił się na kolejne wyżyny!

Problem

Jak zmierzyć, czy rezultat danego eventu jest sukcesem? Opinie mogą być różne czym jest sukces eventu, jednak zbyt często event managerowie są za bardzo skoncentrowani na zapewnieniu, aby wszystko dobrze działało na ich wydarzeniu, że zapominają ustalić główne cele wydarzenia. W efekcie poszczególne elementy mogą nie być spójne, goście będą mieli poczucie niejasności, a członkowie zespołu organizacyjnego mogą skupiać się na różnych rzeczach

Rozwiązanie

Określ przejrzyste cele eventu i oczekiwane rezultaty – krótko i długoterminowe. Upewnij się, że są one mierzalne. Przeprowadzenie ankiet wśród uczestników, określenie wąskich gardeł budżetowych, czy krytyczne ocenianie niedociągnięć i błędów to tylko niektóre rzeczy jakie event managerowie powinni brać pod uwagę przed i po evencie. Event, który osiągnął zakładane cele to event udany, jednak subiektywna ocena organizatora nie jest w pełni miarodajną oceną.

Problem

Organizacja eventów wymaga niezwykłej kombinacji kreatywności i zdolności organizacyjnych – połączenia, które nie jest powszechne. Event managerowie organizujące duże eventy korporacyjne, publiczne lub charytatywne są naturalnie kreatywni, jednak brakuje im często umiejętności organizacyjnych, aby przeprowadzić cały proces skutecznie. A próba organizacji eventu w źle zorganizowany sposób to prosta recepta na porażkę. O ile nie jesteś osobą naturalnie zorganizowaną, która z zamkniętymi oczami ogarnia wszystkie aspekty eventu, cały proces może być koszmarem i zbyt często brak dobrego planowania prowadzi do kiepskiego rezultatu.

Rozwiązanie

Od samego początku należy tworzyć pisemny harmonogram wszystkich zadań przed eventowych rozpisany do najmniejszego szczegółu: od wynajmu sprzętu i ekip technicznych, przez ustawienie krzeseł na sali, po rezerwację terminu mówców i hostów. Każdy z tych punktów powinien mieć przypisaną osobę odpowiedzialną wraz z konkretną datą. Używaj arkuszy kalkulacyjnych i śledź delegację zadań i ich wyniki, a jednocześnie oznaczaj wszelkie problemu zawczasu. W przypadku większych wydarzeń możesz się pokusić o wykorzystywanie specjalistycznych narzędzi do zarządzania projektami.

Problem

Jeśli odpowiadasz za ułożenie agendy wydarzenia, poważnym błędem będzie przeznaczenie ponad 50% całego czasu na mowy powitalne, raporty dotyczące przeszłych wydarzeń i aktywności, głównych mówców, panele dyskusyjne, raporty z grup roboczych – chyba, że Twoim celem jest zanudzenie gości na śmierć.

Rozwiązanie

Jeśli w planie jest dużo spotkań i informacji do przekazania, upewnij się, że jest też wystarczająco czasu na przerwy, aby goście mogli się ruszyć, skorzystać z toalety lub coś przekąsić i wypić. Należy też założyć bufory czasowe na wypadek, gdyby któryś z mówców nieco wydłużył swój czas, aby nie zburzyć całej agendy i porządku dnia.

Problem

Budżet to jeden z największych błędów przy organizacji eventu biznesowego. Zbyt duże wydatki mogą doprowadzić Twoją firmę do poważnych strat, jednakże zbyt małe wydatki mogą doprowadzić do klęski wydarzenia. Trzymanie się narzuconego budżetu to niełatwe zadanie. Najwyższe koszty są związanie z wydatkami na podróże, catering, salę i dobrych mówców. Często budżety są tworzone na etapie ofertowania w odpowiedzi na brief klienta, co ze względu na krótki czas przygotowania oferty wyklucza precyzyjne rozplanowanie wszystkich wydatków. Trzeba tworzyć założenia, które są źródłem potencjalnych niedoszacowań.

Rozwiązanie

Dobry harmonogram w połączeniu z planowaniem budżetowym zazwyczaj rozwiązuje kwestię rozplanowania finansów. Dobry oznacza z odpowiednim poziomem szczegółowości. Im więcej szczegółów w harmonogramie, tym mniejsze prawdopodobieństwo pominięcia istotnych kwestii. Jeśli event jest duży, dobrym pomysłem jest utworzenie dodatkowej rezerwy budżetowej na wszelkie niespodzianki, jakie mogą się pojawić, w tym na etapie ofertowania.

Problem

Zaufanie w biznesie eventowym jest niezbędne, w przeciwnym wypadku nic nie byłoby możliwe. Jednakże poleganie na innych całkowicie i zakładanie, że wywiążą się zawsze i w pełni ze swoich zadań i na czas może być co najmniej ryzykowne.

Rozwiązanie

Jeśli organizujesz event nigdy nie zakładaj niczego. Jeśli nie masz pewności, że coś zostało zrobione, zawsze to sprawdź. Nie zakładaj, że ktoś o to zadbał lub że wszystko będzie dobrze. Na koniec dnia wina zawsze spadnie na Ciebie jako organizatora jeśli coś pójdzie nie tak.

Problem

Może Ci się wydawać, że Twoją rolą jako event managera jest właściwe spięcie wszystkich elementów układanki organizacyjnej i prawidłowe zarządzanie wszystkimi podwykonawcami. To oczywiście prawda, jednak w pewnych aspektach poleganie w 100% na podwykonawcach i prawidłowym wykonaniu przez nich ich zadań może okazać się brzemienne w skutkach, zwłaszcza jeśli chodzi o fundamentalną kwestię bezpieczeństwa.

Rozwiązanie

Może Ci się wydawać, że Twoją rolą jako event managera jest właściwe spięcie wszystkich elementów układanki organizacyjnej i prawidłowe zarządzanie wszystkimi podwykonawcami. To oczywiście prawda, jednak w pewnych aspektach poleganie w 100% na podwykonawcach i prawidłowym zadbaniu o ich szczegóły może okazać się brzemienne w skutkach, zwłaszcza jeśli chodzi o fundamentalną kwestię bezpieczeństwa.

Problem

Prawie zawsze przygotowania na miejscu eventu to wyścig z czasem. Z przyczyn budżetowych lub złego rozplanowania zadań czas na przygotowania na miejscu odbywania się wydarzenia może okazać się zbyt mały. Często jest tak, że miejsce, w którym odbywa się event było wynajęte na inną imprezę poprzedniego dnia. Nie ma nic gorszego w takim wypadku jak nerwowe dopinanie ostatnich punktów kiedy pojawiają się już goście.

Rozwiązanie

Część harmonogramu poświęcona przygotowaniom na miejscu eventu powinna być rozpisana na wszystkie elementy składowe i poszczególnych podwykonawców. Jeśli to tylko możliwe należy przewidzieć dodatkowy bufor czasowy na wszelkie nieprzewidziane wypadki, które prawie zawsze mają miejsce. Zawsze jednak będą zdarzać się rzeczy, na które nie ma się wpływu dzień przed eventem, tak więc wczesne rozpoczęcie w dniu imprezy pozwala na zachowanie spokoju przy rozwiązywaniu wszelkich nieoczekiwanych problemów.

Problem

Wybór niewłaściwego miejsca na event może stanowić poważny problem. Nie ma nic bardziej stresującego dla uczestników, mówców i organizatorów niż widok w połowie pustej sali konferencyjnej. Tak samo, jeśli przestrzeń eventowa stanie się przepełniona, Twoi goście będą mieli problem z dobrym nastawieniem i czerpaniem przyjemności z wydarzenia.

Rozwiązanie

Ekstremalnym podejściem jest nie odwiedzenie osobiście miejsca imprezy i obejrzenie jedynie zdjęć, ewentualnie wideo. Osobista wizyta na miejscu to jedyny sposób by wiedzieć czy dana przestrzeń sprawdzi się na Twój event. To Twoja szansa by zdecydować, czy jest wystarczająco dużo miejsca na wszystkie potrzeby. Jak duże jest pomieszczenie? Jakiej jest jakości? Jak duża jest scena? Czy jest wystarczająca ilość gniazdek elektrycznych w odpowiednich miejscach na wszystkie urządzenia? Gdzie stanie punkt rejestracyjny? Jeśli nie odwiedzisz sali wcześniej, jak możesz się spodziewać, że podczas eventu wszystko będzie działać jak należy? Warto zdobyć też plan pomieszczeń aby wszystko właściwie rozrysować i mieć gotową mapę lokalizacji poszczególnych punktów. Pamiętaj też, że nie chodzi tylko o ilość gości, ale również o aranżację wnętrza – sposób ustawienia krzeseł, stolików, atrakcji tak, aby została jeszcze wystarczająca ilość przestrzeni komunikacyjnej.

Problem

Nawet niewielkie eventy wiążą się ze sporą ilości formalności, umów, kontraktów, zleceń, zamówień, które potrafią być długie i skomplikowane, a co dopiero przy dużych wydarzeniach. Dodatkowo, wiele miejsc (np. hale targowe) do umów dołączają wiele różnych załączników, w tym wszelkiej maści regulaminy liczone nierzadko w dziesiątkach stron. Nieumiejętność czytania tego co drobnym drukiem lub lekkomyślne podchodzenie do takich formalności w pośpiechu może narazić Twoją firmę na poważne konsekwencje prawne i finansowe, a w innym wypadku na niemożność realizacji planu eventu, którego punkty mogą stać w sprzeczności z jakimś drobnym zapisem regulaminu, co z kolei może okazać się na kilka godzin przed imprezą.

Rozwiązanie

Czytaj umowy i ich załączniki bardzo precyzyjnie. Jeśli czegoś nie rozumiesz, poproś kontrahenta o wyjaśnienia. Najlepiej oczywiście jeśli możesz skorzystać z pomocy prawnika specjalizującego się w takich umowach i znającego konsekwencje różnych zapisów. Nie omijaj jednak nic, nawet jeśli wydaje Ci się to mało znaczące, znane lub pozornie standardowe (np. instrukcje p-poż).

Problem

Podczas gdy trwają usilne poszukiwania tego, kto uknuł powiedzenie „Jeśli coś może pójść nie tak, to pójdzie”, jest duża szansa, że ta osoba pracowała jako event manager. Rzeczy dzieją się w ostatniej chwili, powodując zaskoczenie u wszystkich. W efekcie event ogarnia chaos, podczas gdy event manager próbuje posprzątać bałagan, którego nie przewidział.

Rozwiązanie

Przygotuj ocenę ryzyka eventowego na jak najwcześniejszym etapie organizacyjnym aby przygotować się na najgorszy scenariusz dla wszystkich ewentualności. Poświęć czas ze swoim zespołem aby zrobić burzę mózgów nad tym co może pójść źle i wykoleić cały event, spowodować przekroczenie budżetu lub powstrzymać Cię od dostarczenia oczekiwanych rezultatów. Następnie wymyśl sposoby radzenia sobie z tymi ewentualnościami. Takie ćwiczenie nie zajmuje dużo czasu i jest niezmiernie pomocne w zrozumieniu słabych ogniw zanim organizacja ruszy pełną parą. Nigdy nie jest łatwo radzić sobie z błędami, ale jest dużo łatwiej jeśli wcześniej przygotowane zostały odpowiednie rozwiązania, zamiast ogarniać je na bieżąco.

Zarejestruj się poniżej abyśmy mogli przesłać Ci pełną wersję opracowania ze wszystkimi 30 punktami (+ bonus).














Polityka prywatności

Witryna eventowebledy.pl oraz opracowanie „30 najczęściej popełnianych błędów…” zostały stworzone przez firmę Imprero, specjalizującej się od wielu lat w dostarczaniu uniklanych, multimedialnych atrakcji eventowych.

 

Odwiedź na nas www.imprero.com

© 2016 by Imprero